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[翻書倒櫃] 一張紙的整理術

君尋・2020-10-16

在資訊爆炸的年代，職場上過多的無用資訊不但影響我們的決定、在會議上分散與會者的注意力，更重要的是在浪費寶貴的時間和影響工作上溝通的效率。因此在分秒必爭的職場中學會整理和歸納出最核心和有價值的訊息是非常重要的。日本的汽車生產商Toyota中，只要是業務上的文件，全都是彙整在一張A3或A4的紙上，更是多年來這家大企業根深蒂固的整體文化。他們的厲害之處在於，使用這種思考周詳後製作出的一張紙文件作為資訊傳遞及溝通，可以化繁為簡、又能明確清晰傳達精準的訊息。雖然已不是只用紙張工作的年代，但處理資訊的「整理術」，也適用於現今的以電腦工作為主的打工仔身上。作者是在Toyota工作時學會這種彙整資訊、整理思緒、清整溝通的技巧。用一張紙整理資訊，目的是讓腦中想法「可視化」。寫出來才可看出自己對相關資訊瞭解和不瞭解多少。Toyota的「一張紙文化」的特徵之一的「一覽性」，可清楚易懂傳達重要的關鍵訊息。比起很多頁的文件，整理成一張紙更有一覽性，能清楚傳達內容。無需逐字細看才懂，可以一目瞭然。而其中一個目的，是要讓上司透過整理得非常完善的一張紙文件，在短時間內下決定。從而減少過多的查詢和追問，增加工作上的效率。此外，運用整理術也可讓會議更有效率。方法是利用在會議前準備好附有「空白框格」的Agenda，好讓與會者能填寫相關議題的結論和方向。同時因利用與會者想要填滿空白框格的心理作用，最後討論方向亦會跟著紙上的內容走，並討論相關的內容，不會失焦和浪費與會者的時間。最終更可成為製作會議記錄的有效參考。具體該如何使用這種一張紙整理術，作者整理為四個步驟。首先，將思考用的基礎資訊「整理」到文件內。接下來將自己獨有的「思緒」「歸納」到文件內。其後再把文件的內容要「傳達、溝通」的對象搞清楚，即釐清誰是讀這份文件的人。最終再將上述的內容化繁為簡，成為一看就明的資料，但要謹記要把主題貫穿於整份文件的各項內容中。若遇到資訊過於複雜而不懂如何整理的話，可以嘗試想「若簡單用一句話來說即是？」的方式記錄下來。以上只是概述作者介紹的流程，書本當中還會詳細介紹如何用excel實踐作者的理論，以及落實到工作上的不同情況，如製作演講稿、提案文件以及上述提到的整理會議記錄等，非常適合每天面對繁雜資訊的職場人士。關於今回翻書倒櫃的推介書本：書名：在TOYOTA學到的只要「紙1張」的整理技術作者：淺田卓出版社：天下雜誌出版日期：20160330