生活在我城

在澳門,Home Office並不像國外盛行,但是在這個抗疫的關鍵時期,相信不少人都開始在家辦公。要適應這個新的工作模式,除了要有過人的自律能力,還需要一些辦公室工具作為助力,因為家中電腦設備和軟件未必能有公司完善。

現在為大家推薦六個實用的辦公室工具,以及提高效率的工作方法,令大家可以高效地把一日的公事處理好。「下班」時可以好好享受自己私人的時間!

 

 

Chrome 遠端桌面



把文件留在公司電腦了,而你在家的當下又需要使用,這個工具就可以幫到你!

這個由Google研發的「遠端桌面」,只要事前在家中電腦和辦公室電腦做設定,連接網路就能遠端操控桌面,在不同的電子設備(包括手提電話、平板)亦可以操作,非常便利!

具體的設置方法是首先在兩部電腦的Chrome瀏覽器上面安裝這個外掛程式,自訂一個名稱和6位數的密碼,就可以開始你的遠端工作了。

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上次的文章亦為大家介紹了【你不可不知的Google辦公室工具】,全部免費兼免安裝,有興趣就看看吧!

 

Trello 

想提升工作效率,無論在家或在辦公室,養成使用規畫工具的習慣很重要!

Trello是一款非常適合個人和團隊營理工作事務的工具,它的格式很簡單,分別分為:To-do(將要做的)、Doing(在做)和 Done(已做完)。當你完成一項,直接用拉的方式就可以把事項歸類。每個項目還可以用不同顏色的標籤,看上去非常療癒。所以每天上班前打開Trello,就會對要做的事一目了然!這樣亦可減少出現遺漏的事項,令工作更有條理。

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Slack - Where Work happens 

在家期間,同事之間的溝通非常關鍵,畢竟不再是扭頭就可以談事情的距離。

圖片來源:Slack官網

Slack是一個工作專用的聊天工具,它的獨特之處在於它有一個Channel(頻道)的功能,會把一些比較重要的對話(像項目的構思、重要的決定等等)歸類,還可以把一些相關的文件放在裏面。這項功能令溝通變得更加有條理,其實就是模擬一種小會議室的概念,而且不受時間限制,有新構思就可以分享。每位參與的同事亦有一份「會議記錄」,在操作上更清晰!

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Coggle

對新項目有很多想法,但不知道何從入手?不妨試用Coggle,它是一個線上版的MindMap,運用腦力激盪法(Brainstorming)的思維方式,把所有可行的構思列出,以分支的形式不斷開拓新的想法和方向。輪入Email即可邀請同事一同構思,這樣在家也可以相討項目,方法有效清晰!最後還可以把網站設為公開,需要時大家都可以查看!


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Canva

 

身在數碼媒體的時代,很多事情都著重包裝!所以工作上難免要設計一些海報、社交貼圖、簡報等等。

沒有學過設計也沒關係!Canva是一個線上照片編輯器和設計工具,分別有電腦版和手機版。介面上有過百種已經設計好的海報、橫額、社交貼圖等等。其中還有相應的主題和風格,一定有一款適合你!選好喜歡的設計後,可以按照自己的需要和喜好隨意配搭顏色,加上相關的貼圖就可以大功告成了。但有一個小小缺點,就是中文字型的選擇不多!所以制作英語的海報會比較方便。而且,不是所有設計都是免費的,但能滿足基本需求。

圖片來源:Canva官網

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Zoom 多人視訊會議室

視訊會議的優勢在於不受地區限制,隨時隨地都可以進行會話!


Zoom有別於一般視訊通話,專為工作會議而設。操作方法簡單,只需一人注冊,把邀請網扯發給其它參與者就可以開始會議。它的功能多樣,可以在會議期間共享螢幕,隨時分享文件、圖片、網頁等等。另外,還有共同註記和全程錄影的功能,記錄下所有會議內容和備注。

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提高效率,做事才可以事半功倍,在上班時間把工作做完!現在就來講一下高效的工作方法吧!

 

要事排第一

其實,做事的先後順序很重要,如果沒有好好安排自己的時間,一不留意就會花太多的時間在不重要的事情上。每天工作前,好好規劃一下,按照以下的表格排列事項。問一下自己,有沒有花足夠的時間處理緊急重要的事?是否在不緊急的事情上花費過多的時間?好好檢視後,做事效率將會大大提升!


資料來源:Melody心理學

 

番茄工作法

番茄工作法原理很簡單,是一個非常經典的時間管理法。

首先在開始前記下今天要做的所有事情,之後選出一項要做的事項,在手機設置計時25分鐘,之後就可以開始執行了。這個方法有一個很重要的原則就是一旦開始計時,你必需全神貫注的執行你要做的事情,不能被任何事打擾或中斷!因為如果中斷了,就要重新計時。25分鐘過後可以休息5分鐘,完全放鬆。這個30分鐘的循環完成四輪後,就可以進行大休息!


資料來源:簡書

 

希望這6個辦公室工具及2個提高效率的方法能使你在家辦公更順利!

 

作者:Cher

 

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